Dokumentenmanagementsystem für kleine und mittlere Unternehmen

Sehr geehrte Damen und Herren,

Sie sind auf der Suche nach einem Dokumentmanagement-System für Ihr kleines oder mittelständisches Unternehmen? Mit docuvita geben wir Ihnen ein DMS an die Hand, welches sämtliche Daten auf einfache Art und Weise aus verschiedenen Quellen zusammenführt und an zentraler Stelle verwaltet. 
 
Durch die umfangreichen Integrationsmöglichkeiten sowie die zahlreichen und flexibel einsetzbaren Schnittstellen, kann docuvita vollautomatisch Informationen aus Warenwirtschaft-, ERP-, und CRM-Systemen nutzen sowie Dateien von E-Mail-Servern oder anderen Applikationen verarbeiten. Mithilfe dieses Prozesses gelingt die Transformation in die digitale Zukunft und ermöglicht die Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen.
 
Rechtsicheres Arbeiten

Die rechtssichere Archivierung der Dokument-Dateien und Metainformationen bildet dabei die Grundanforderung an ein Dokumentenmanagement. Durch zusätzliche Absicherungen sowie ein ausgearbeitetes Zugriffs- und Berechtigungskonzept, werden die Daten effektiv vor unberechtigtem Zugriff und vor Manipulation gesichert. Dadurch, dass alle Belege digital vorliegen, werden diese vor Verlust (versehentliches Entsorgen) und Vernichtung (Brand, Überschwemmung) geschützt. 

Durch die aufgeführten Maßnahmen können Sie gesetzliche Anforderungen, wie z. B. die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form und zum Datenzugriff) sowie interne Compliance-Richtlinien einfach abdecken. 

Optimierung der Zusammenarbeit

Arbeitsprozesse werden durch den sicheren Dokumentaustausch sowie die Arbeit an Dokumenten in Ihrem Unternehmen vereinfacht. Die Check-In und Check-Out Funktion vermeidet Doppelbearbeitungen. Das mühsame Zusammenführen verschiedener Versionsstände entfällt somit ganzheitlich. Mithilfe Wiedervorlagen und Informationsworkflows wird die Zusammenarbeit im Team verbessert. Die Notizfunktion rundet das Teamwork ab.

Prozessoptimierung durch Workflows

Workflows sind vor allem dann wichtig, wenn eine Zusammenarbeit optimiert werden soll. Und das nicht nur zwischen den MitarbeiterInnen sondern auch zwischen technischen Systemen untereinander oder bis hin zu Ihren Kunden oder Lieferanten. 

Anwendungsfälle für Workflows beginnen beim Einreichen von Urlaubsanträgen und gehen hin bis zu komplexen Bestellprozessen an denen mehrere MitarbeiterInnen beteiligt sind. 

Zusammengefasst hilft Ihnen docuvita dabei, die Zusammenarbeit innerhalb des Teams zu fördern, Ihren Kundenkontakt zu verbessern, Ihre Produktivität zu steigern, Kosten zu sparen und rechtssicher in Bezug auf Datenschutz und Informationssicherheit zu agieren.